Tietosuoja —
Valmennuksen osallistujille
Käytämme tietojasi vain valmennuksen toteutuksen kannalta välttämättömiin asioihin.
Tervetuloa Imactionin valmennukseen!
Tällä sivulla kerromme, miten tietojasi käsitellään, kun osallistut Imactionin valmennukseen. Käsittelemme vain valmennuksen järjestämisen, osallistujaviestinnän ja valmennuksen suunnittelun kannalta tarpeellisia tietoja.
Ennakkokyselyt on suunniteltu siten, ettei niissä kerätä vastaajan nimeä tai muita suoraan tunnistavia tietoja.
Täydelliset tiedot henkilötietojen käsittelyperusteista löydät Imactionin tietosuojaselosteesta.
Päivitetty: 18.10.2026
Mitä tietoja Imaction saa minusta?
Valmennuksen tilaava organisaatio on voinut toimittaa Imactionille esimerkiksi nimesi ja sähköpostiosoitteesi sekä tarvittaessa organisaatioosi, tehtävääsi tai valmennuksen käytännön järjestelyihin liittyviä tietoja.
Pyydämme tilaajaorganisaatiolta pääsääntöisesti vain osallistujan nimen ja sähköpostiosoitteen. Muita tietoja pyydetään vain, jos niitä tarvitaan valmennuksen käytännön järjestelyissä, esimerkiksi ryhmäjaossa. Käytämme henkilötietojasi ainoastaan valmennuksen järjestämistä ja osallistujaviestintää varten.
Emme käytä henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin.
Valmennusten ennakkokyselyt
Imaction voi käyttää valmennuksen suunnittelussa Microsoft Forms -ennakkokyselyä.
Kyselyn avulla kartoitetaan osallistujaryhmän:
- työtä ja työympäristöä
- käytännön työtilanteita ja työhaasteita
- oppimistarpeita ja -tavoitteita
- valmennuksen sisältöä koskevia toiveita.
Kyselyssä ei tarkoituksellisesti kerätä vastaajan nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai muuta vastaajan tunnistamisen mahdollistavaa tietoa.
Älä sisällytä kyselyn avoimiin vastauksiin:
- tarpeettomia henkilötietoja, muiden henkilöiden nimiä tai muita tunnistetietoja
- terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja
- liikesalaisuuksia tai muuta tarpeetonta luottamuksellista tietoa.
Jos vastauksessa kuitenkin annetaan henkilön tunnistamisen mahdollistavaa tietoa, sitä käsitellään henkilötietona.
Ennakkokyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista. Vastaamatta jättäminen ei estä valmennukseen osallistumista.
Miten ennakkokyselyn vastauksia käytetään?
Ennakkokyselyn vastauksia käsittelee vain kyseisestä valmennuksesta vastaava valmentaja.
Valmentaja voi muodostaa vastauksista ryhmätason yhteenvedon. Yhteenvedossa kuvataan osallistujaryhmän työtä, työhaasteita, oppimistarpeita ja -tavoitteita. Sitä käytetään valmennuksen sisällön, esimerkkien, harjoitusten ja painopisteiden suunnitteluun juuri kyseisen ryhmän tarpeita vastaavaksi.
Microsoft 365 Copilotia käytetään aineiston jäsentämisen ja analysoinnin tukena. Valmentaja tarkistaa tulokset ja vastaa siitä, miten niitä käytetään valmennuksen suunnittelussa.
Imaction ei käytä ennakkokyselyitä tai Microsoft 365 Copilotia yksittäisten osallistujien työsuorituksen, persoonallisuuden tai soveltuvuuden arviointiin eikä osallistujia koskevien henkilöstöpäätösten mahdollistamiseen.
Ennakkokyselyiden säilyttäminen
Alkuperäisiä Microsoft Forms -ennakkokyselyvastauksia säilytetään normaalisti enintään yhden vuoden ajan valmennuksen toteuttamisesta.
Jos samalle tilaajaorganisaatiolle järjestetään toistuvasti samoja tai toisiinsa liittyviä valmennuksia, kyselyistä muodostettua ryhmätason yhteenvetoaineistoa voidaan säilyttää valmennusyhteistyön ajan, jos sitä edelleen tarvitaan valmennusten suunnitteluun, kehittämiseen tai vertailuun.
Alkuperäiset avoimet kyselyvastaukset poistetaan vuoden määräajan päätyttyä, vaikka ryhmätason yhteenveto säilytettäisiin pidempään.
Jos osallistut etävalmennukseen Microsoft Teamsissa
Imaction toteuttaa etävalmennuksia Microsoft Teams -kokouksina.
Etävalmennuksista ei tehdä ääni- tai videotallenteita. Valmennuksessa voidaan kuitenkin käyttää Teamsin transkriptiotoimintoa, joka muodostaa osallistujien puheenvuoroista tekstimuotoisen transkription. Kerromme transkription ja Microsoft 365 Copilotin käytöstä osallistujille valmennuksen alussa. Voit kieltäytyä transkription käytöstä. Jos kieltäydyt, Imaction ei käytä transkriptiota kyseisessä valmennuksessa.
Imaction voi käyttää Microsoft 365 Copilotia transkription pohjalta valmennuksen keskeisten asioiden ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden jäsentämiseen sekä kirjallisen yhteenvedon laatimiseen.
Valmentaja tarkistaa aina Copilotin tuottaman yhteenvedon ennen sen mahdollista jakamista osallistujille.
Teams-kokouksen transkriptiota säilytetään Imactionin Microsoft 365 -ympäristössä vain niin kauan kuin sitä tarvitaan valmennuksen yhteenvedon laatimiseen tai sovittujen jatkotoimenpiteiden toteuttamiseen. Tämän jälkeen transkriptio poistetaan.
Imaction ei käytä kokouksen transkriptiota tai Microsoft 365 Copilotia yksittäisten osallistujien työsuorituksen, persoonallisuuden, tunteiden, asenteiden tai soveltuvuuden arviointiin eikä osallistujia koskevien henkilöstöpäätösten mahdollistamiseen.
Tarkemmat tiedot Microsoft 365:n ja Copilotin käytöstä löydät Imactionin tietosuojaselosteesta.
Valmennuspalaute
Imaction voi kerätä valmennuksesta numeerista ja sanallista palautetta valmennusten laadun, hyödyllisyyden ja vaikuttavuuden arvioimiseksi ja kehittämiseksi.
Palautekyselyssä ei tarkoituksellisesti kerätä vastaajan nimeä, sähköpostiosoitetta tai muuta vastaajan tunnistamisen mahdollistavaa tietoa.
Palautetta voidaan käyttää valmennusten ja niiden sisältöjen kehittämiseen sekä tulosten pitkän aikavälin vertailuun.
Jos valmennukseen sisältyy Big Five- tai DiSC-analyysi
Joihinkin tilaajaorganisaation erikseen tilaamiin valmennuksiin voi kuulua Everything DiSC- tai WorkPlace Big Five Profile -arviointi.
Arviointien tarkoituksena on tukea osallistujan oppimista, itsetuntemusta ja valmennuksessa käytävää keskustelua.
Arviointiin vastaaminen on vapaaehtoista. Arvioinnin tekemättä jättäminen ei estä osallistumista Imactionin valmennukseen.
Osallistuja tutustuu arviointipalvelun käyttö- ja tietosuojaehtoihin ja hyväksyy ne palvelua käyttäessään.
Henkilökohtainen arviointiraportti annetaan osallistujalle, ja osallistuja päättää itse raportin käytöstä. Imactionin valmentaja voi käsitellä raporttia vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen valmennuksen toteuttamiseksi.
Imaction ei luovuta henkilökohtaista arviointiraporttia tilaajaorganisaatiolle, osallistujan esihenkilölle tai HR:lle.
Imaction ei käytä arviointituloksia automatisoituihin tai muihin henkilöstöpäätöksiin.
Osallistuja voi pyytää arviointitietojensa tai raporttinsa poistamista ottamalla yhteyttä Imactioniin.
Everything DiSC ja WorkPlace Big Five -arvioinnit toteutetaan ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluissa. Arviointipalveluissa käsitellään arvioinnin toteuttamiseksi tarvittavia osallistujatietoja, arviointivastauksia ja niistä muodostettua henkilökohtaista raporttia.
Tarkemmat tiedot palveluntarjoajista, tietojen säilyttämisestä ja mahdollisista ETA-alueen ulkopuolisista henkilötietojen siirroista löydät Imactionin tietosuojaselosteesta.
Miten tietoja suojataan?
Imactionin Microsoft 365 -tilin suojaamisessa käytetään monivaiheista tunnistautumista. Imaction on yhden henkilön yritys, ja pääsy Imactionin hallinnassa oleviin asiakas- ja valmennusaineistoihin on vain valmennuksesta vastaavalla yrittäjällä.
Imactionin käyttämissä laitteissa on biometrinen käyttäjätunnistus käytössä. Imaction suojaa henkilötietoja myös rajaamalla käyttöoikeuksia, minimoimalla käsiteltävien tietojen määrän, pitämällä ohjelmistot ajan tasalla, käyttämällä asianmukaisia tietoturvatoimia, huolehtimalla varmuuskopioinnista sekä poistamalla tiedot, joita ei enää tarvita.
Lisätietoja löydät Imactionin tietosuojaselosteesta.
Mitkä ovat oikeuteni?
Sinulla voi käsittelytilanteesta ja henkilötietojen käsittelyperusteesta riippuen olla oikeus:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- tarkastaa sinua koskevat henkilötiedot
- pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- pyytää tietojen siirtämistä silloin, kun GDPR:n edellytykset täyttyvät
- peruuttaa suostumuksesi silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.
Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin käsittelytilanteisiin.
Tarkemmat tiedot oikeuksiesi käyttämisestä ja oikeudestasi tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle löydät Imactionin tietosuojaselosteesta.
Kysyttävää henkilötietojen käsittelystä?
Voit ottaa yhteyttä:
Rekisterinpitäjä: Imaction / Jari Vuorenmaa
Sähköposti: jari.vuorenmaa@imaction.fi