Tietosuoja Imactionissa —
Luottamuksesi on meille tärkeää

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Imaction
Y-tunnus 1388371-1
Kivivuorentie 12 B 16
01620 Vantaa
Suomi

Tietosuojaa koskeva yhteyshenkilö
Jari Vuorenmaa
Sähköposti: jari.vuorenmaa@imaction.fi
Puhelin: +358 40 503 0117

Imaction toimii rekisterinpitäjänä silloin, kun se määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Joissakin asiakastoimeksiannoissa Imaction voi käsitellä osallistujatietoja tilaajaorganisaation lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tällaisesta käsittelystä sovitaan tarvittaessa tilaajaorganisaation kanssa erikseen.

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää ensisijaisesti sähköpostitse.

Imactionille ei ole nimetty erillistä tietosuojavastaavaa.

2. Keiden henkilötietoja käsittelemme?

Tietosuojaseloste voi koskea esimerkiksi:

• nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä
• tarjouspyyntöjä ja muita yhteydenottoja tekeviä henkilöitä
• valmennusten tilaajia ja järjestelyistä vastaavia henkilöitä
• valmennuksiin osallistuvia henkilöitä
• yhteistyökumppaneita ja niiden yhteyshenkilöitä
• ennakko- ja palautekyselyihin vastaavia henkilöitä
• käyttäytymis- ja persoonallisuusarviointeihin osallistuvia henkilöitä.

Sama henkilö voi kuulua useampaan ryhmään.

3. Mitä tietoja käsittelemme ja mistä saamme ne?

Imaction voi käsitellä esimerkiksi:

• nimeä ja organisaatiota
• työtehtävää, ammattinimikettä tai roolia
• sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa
• posti- ja laskutusosoitetta
• organisaation Y-tunnusta ja tilaamiseen liittyviä yritystietoja
• tarjous-, tilaus- ja sopimustietoja
• asiakkaan kuvaamia valmennus- ja koulutustarpeita
• toimeksiantoihin ja niiden järjestelyihin liittyviä tietoja
• tapaamisissa, puheluissa ja sähköpostiviestinnässä sovittuja olennaisia asioita
• Microsoft Teams -etävalmennusten tekstimuotoisia transkriptioita ja niistä muodostettuja yhteenvetoja
• asiakaspalautetta
• sovittuja jatkotoimenpiteitä.

Tietoja voidaan saada:

• henkilöltä itseltään
• henkilön edustamalta organisaatiolta
• valmennuksen tilaajaorganisaatiolta
• tarjouspyynnöistä, tilauksista ja sopimuksista
• asiakas- ja yhteistyösuhteen aikana
• soveltuvin osin julkisista lähteistä, kuten henkilön edustaman organisaation verkkosivustolta.

Imaction ei lähtökohtaisesti tallenna asiakaspuheluita äänitallenteiksi. Asiakkuuden tai toimeksiannon kannalta tarpeellisia puhelimessa sovittuja asioita voidaan kuitenkin kirjata.

Sähköpostiviestejä voidaan säilyttää niin kauan kuin niitä tarvitaan yhteydenoton, asiakassuhteen, toimeksiannon, lakisääteisen velvollisuuden tai mahdollisen oikeusvaateen vuoksi.

4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella tietoja käsitellään?

Tietoja voidaan käyttää esimerkiksi:

• yhteydenottoihin vastaamiseen
• asiakkaan tarpeiden kartoittamiseen
• tarjousten laatimiseen
• sopimusten ja tilausten hoitamiseen
• toimeksiantojen ja valmennusten suunnitteluun ja toteuttamiseen
• etävalmennusten keskeisten asioiden ja sovittujen jatkotoimenpiteiden kokoamiseen sekä osallistujayhteenvetojen laatimiseen
• osallistujaviestintään ja käytännön järjestelyihin
• asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseen
• laskutukseen ja kirjanpitoon
• palvelujen laadun ja vaikuttavuuden kehittämiseen
• tietoturvan ylläpitämiseen
• oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

Imaction ei tee suoramarkkinointia eikä myy henkilötietoja.

5. Taloushallinto ja laskutus

Imactionin kirjanpito ja muu varsinainen taloushallinto toteutetaan yrityksen omassa hallinnassa olevalla ohjelmistolla.

Laskutus hoidetaan sähköisesti Nordea Business -palvelulla.

Taloushallinnossa voidaan käsitellä esimerkiksi:

• asiakkaiden ja toimittajien yritystietoja
• yhteyshenkilötietoja
• laskutusosoitteita ja muita laskutustietoja
• maksu- ja tapahtumatietoja
• sopimuksiin ja toimeksiantoihin liittyviä tietoja
• kirjanpidon tositteita.

Laskutus- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.

6. Valmennuksiin osallistuvien tiedot

Tilaajaorganisaatio voi toimittaa Imactionille valmennuksen järjestämistä varten esimerkiksi osallistujien:

• nimet
• sähköpostiosoitteet
• tehtävänimikkeet
• organisaatio- tai yksikkötiedot
• muut valmennuksen käytännön toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Pääsääntöisesti pyydämme ainoastaan osallistujien nimet ja sähköpostiosoitteet. Tietoja käytetään vain siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan osallistujaviestintään, valmennuksen järjestämiseen ja sovitun palvelun toteuttamiseen.

Valmennuksen järjestämisessä tarvittavien yhteystietojen antaminen on tarpeen esimerkiksi osallistujaviestintää ja käytännön järjestelyjä varten. Ennakkokyselyihin ja henkilöarviointeihin vastaaminen on sen sijaan vapaaehtoista.

Jos Imaction saa osallistujan tiedot tilaajaorganisaatiolta eikä suoraan osallistujalta, osallistujalle annetaan henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot viimeistään ensimmäisen osallistujalle lähetettävän valmennusviestin yhteydessä.

7. Ennakkokyselyt ja Microsoft 365 Copilot

Imaction voi käyttää valmennusten suunnittelussa Microsoft Forms -ennakkokyselyitä. Niiden avulla kartoitetaan osallistujaryhmän työtä, työhaasteita, oppimistarpeita ja -tavoitteita valmennuksen sisällön ja painopisteiden suunnittelua varten.

Kyselyissä ei tarkoituksellisesti kerätä vastaajan nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai muuta vastaajan tunnistamisen mahdollistavaa tietoa.

Osallistujia pyydetään olemaan ilmoittamatta vastauksissa:

• tarpeettomia henkilötietoja
• muiden henkilöiden nimiä tai muita tunnistetietoja
• terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja
• liikesalaisuuksia
• muuta valmennuksen suunnittelun kannalta tarpeetonta luottamuksellista tietoa.

Jos vastauksessa kuitenkin annetaan henkilön tunnistamisen mahdollistavaa tietoa, sitä käsitellään henkilötietona.

Ennakkokyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista eikä vastaamatta jättäminen estä valmennukseen osallistumista.

Ennakkokyselyn vastauksia käsittelee vain kyseisestä valmennuksesta vastaava valmentaja.

Vastauksia voidaan käsitellä Microsoft Excelissä ja analysoida Microsoft 365 Copilotin avulla. Aineistosta voidaan muodostaa Microsoft Wordiin tai PowerPointiin henkilöitä tunnistamaton yhmätason yhteenveto, jota käytetään valmennuksen suunnitteluun ja toteutukseen.

Microsoft 365 Copilotia käytetään aineiston jäsentämisen ja analysoinnin tukena. Valmentaja tarkistaa tulokset ja vastaa niiden käytöstä.

Imaction ei käytä ennakkokyselyitä tai Microsoft 365 Copilotia yksittäisten osallistujien työsuorituksen, persoonallisuuden tai soveltuvuuden arviointiin eikä osallistujia koskevien henkilöstöpäätösten mahdollistamiseen.

8. Etävalmennukset Microsoft Teamsissa

Imaction voi toteuttaa etävalmennuksia Microsoft Teams -kokouksina.

Etävalmennuksista ei tehdä ääni- tai videotallenteita. Valmennuksessa voidaan kuitenkin käyttää Teamsin transkriptiotoimintoa, joka muodostaa osallistujien puheenvuoroista tekstimuotoisen transkription. Transkription ja Microsoft 365 Copilotin käyttämisestä kerrotaan osallistujille valmennuksen alussa. Osallistuja voi kieltäytyä transkription käytöstä. Jos osallistuja kieltäytyy, Imaction ei käytä transkriptiota kyseisessä valmennuksessa.

Imaction voi käyttää Microsoft 365 Copilotia transkription pohjalta valmennuksen keskeisten asioiden ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden jäsentämiseen sekä kirjallisen yhteenvedon laatimiseen.

Valmentaja tarkistaa aina Copilotin tuottaman yhteenvedon ennen sen käyttämistä tai jakamista. Yhteenveto voidaan jakaa vain valmennuksen osallistujille.

Teams-kokouksen transkriptiota säilytetään Imactionin Microsoft 365 -ympäristössä vain niin kauan kuin sitä tarvitaan valmennuksen yhteenvedon laatimiseen tai sovittujen jatkotoimenpiteiden toteuttamiseen. Tämän jälkeen transkriptio poistetaan.

Imaction ei käytä kokouksen transkriptiota tai Microsoft 365 Copilotia yksittäisten osallistujien työsuorituksen, persoonallisuuden, tunteiden, asenteiden tai soveltuvuuden arviointiin eikä osallistujia koskevien henkilöstöpäätösten tekemiseen.

9. Valmennuspalaute

Imaction voi kerätä valmennuksista numeerista ja sanallista palautetta valmennusten laadun, hyödyllisyyden ja vaikuttavuuden arvioimiseksi ja kehittämiseksi.

Palautekyselyissä ei tarkoituksellisesti kerätä vastaajan nimeä, sähköpostiosoitetta tai muuta vastaajan tunnistamisen mahdollistavaa tietoa.

Palautetta voidaan käyttää:

• valmennusten laadun arviointiin
• sisältöjen ja menetelmien kehittämiseen
• asiakaskohtaisten toteutusten arviointiin
• valmennusten vaikuttavuuden kehittämiseen
• pitkän aikavälin tulosten vertailuun.

Numeerista ja sanallista palautetta, josta henkilöä ei voida tunnistaa kohtuullisin keinoin, voidaan säilyttää toistaiseksi.

Jos avoin palaute sisältää henkilön tunnistamisen mahdollistavaa tietoa, tietoa käsitellään henkilötietona. Tällainen tieto poistetaan tai anonymisoidaan, kun sen säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

10. Käyttäytymis- ja persoonallisuusarvioinnit

Imaction voi käyttää tilaajaorganisaation erikseen niin tilatessa Everything DiSC- ja WorkPlace Big Five Profile -arviointeja oppimisen, itsetuntemuksen ja valmennuksessa käytävän keskustelun tukena.

Arviointiin vastaaminen on vapaaehtoista eikä arvioinnin tekemättä jättäminen estä osallistumista Imactionin valmennukseen.

Osallistuja tutustuu arviointipalvelun käyttö- ja tietosuojaehtoihin ja hyväksyy ne palvelua käyttäessään.

Henkilökohtainen arviointiraportti annetaan osallistujalle ja osallistuja itse päättää sen käytöstä. Imactionin valmentaja voi käsitellä raporttia vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen valmennuksen suunnittelua ja toteuttamista varten.

Imaction ei luovuta henkilökohtaista arviointiraporttia tilaajaorganisaatiolle, osallistujan esihenkilölle tai HR:lle.

Imaction ei käytä arviointituloksia automatisoituihin tai muihin henkilöstöpäätöksiin.

11. Muu tekoälyn käyttö

Edellä kuvatun Microsoft 365 Copilotin käytön lisäksi Imaction voi käyttää tekoälyä valmennusten valmistelun ja toteuttamisen, aineistojen jäsentämisen ja palvelujen kehittämisen tukena.

Luottamuksellisia asiakas- tai henkilötietoja ei lähtökohtaisesti syötetä tekoälypalveluihin ilman asianmukaista käsittelyperustetta sekä riittäviä tietosuoja- ja tietoturvajärjestelyjä.

Tekoälyn tuottama sisältö arvioidaan aina valmentajan toimesta ennen sen käyttämistä asiakastyössä.

Imaction ei käytä tekoälyä osallistujien tunteiden, asenteiden, motivaation tai työsuorituksen automaattiseen arviointiin eikä osallistujia koskevien henkilöstöpäätösten tekemiseen.

12. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät palveluntarjoajat

• Microsoft 365 ja Microsoft 365 Copilot
• Apple ja iCloud+
• Nordea Business
• Wiley / Everything DiSC
• Paradigm Strategy Inc. / WorkPlace Big Five Profile.

Imaction ei myy henkilötietoja. Imaction voi luovuttaa henkilötietoja viranomaiselle tai muulle taholle silloin, kun luovutus perustuu lakiin, toimivaltaisen viranomaisen määräykseen tai oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

13. Henkilötietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle

Jotkin Imactionin käyttämät palveluntarjoajat tai niiden alikäsittelijät voivat käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tällaiselle siirrolle käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista siirtoperustetta, kuten:

• Euroopan komission päätöstä tietosuojan riittävästä tasosta
• EU–US Data Privacy Frameworkia asianmukaisesti sertifioidun yhdysvaltalaisen vastaanottajan osalta
• Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita
• muuta GDPR:n sallimaa siirtomekanismia.

Wiley ilmoittaa olevansa EU–US Data Privacy Framework -sertifioitu. Everything DiSC -palvelun learner dataa säilytetään Wileyn mukaan Yhdysvalloissa.

Paradigmin DPA:n mukaan ETA-alueelta sellaiseen kolmanteen maahan tapahtuvissa henkilötietojen siirroissa, jolle ei ole tunnustettu riittävää tietosuojan tasoa, sovelletaan EU:n vakiosopimuslausekkeita (Module Two: Controller to Processor).

Lisätietoja yksittäiseen palveluun sovellettavista suojatoimista voi pyytää Imactionilta.

14. Säilytysajat

Imaction säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin tämä on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai kuin lainsäädäntö, sopimusvelvoitteet tai mahdolliset oikeusvaateet edellyttävät.

15. Tietoturva

Imaction suojaa henkilötietoja niiden luonteen ja käsittelyyn liittyvän riskin edellyttämillä teknisillä, organisatorisilla ja fyysisillä toimenpiteillä.

16. Verkkosivusto, evästeet ja Plausible Analytics

Imactionin verkkosivusto ei käytä seuranta- tai mainontaprofilointiin tarkoitettuja evästeitä.

Imaction.fi-verkkosivusto toimii Hostingpalvelu.fi:n webhotellipalvelussa. Hostingpalvelu.fi:n mukaan sen webhotellit sijaitsevat Suomessa.

Sivusto käyttää toiminnallista pll_language-evästettä. Sivuston monikielisyyteen käytettävä Polylang-lisäosa käyttää evästettä kävijän kielivalinnan tallentamiseen.

Imaction käyttää verkkosivustonsa kävijätilastointiin Plausible Analytics -palvelua.

Jos verkkosivustolle otetaan myöhemmin käyttöön palveluja, jotka muuttavat evästeiden käyttöä tai henkilötietojen käsittelyä, Imaction päivittää tietosuojainformaatiotaan ja pyytää tarvittaessa käyttäjän suostumuksen.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla voi käsittelytilanteesta ja henkilötietojen käsittelyperusteesta riippuen olla oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
• tarkastaa sinua koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• pyytää tietojen siirtämistä silloin, kun GDPR:n edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumuksesi silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin käsittelytilanteisiin.

Tietojen poistamista koskevaa pyyntöä ei välttämättä voida toteuttaa siltä osin kuin tietoja on edelleen säilytettävä lakisääteisen velvoitteen, sopimusvelvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi.

Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä:

Jari Vuorenmaa
Imaction
Sähköposti: jari.vuorenmaa@imaction.fi
Puhelin: +358 40 503 0117
Kivivuorentie 12 B 16
01620 Vantaa

Imaction voi pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Imaction vastaa pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Pyynnön käsittely on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Yhteydenotto Imactioniin ennen valituksen tekemistä on mahdollista, mutta se ei rajoita oikeuttasi ottaa yhteyttä valvontaviranomaiseen.

18. Tietoturvaloukkaukset ja selosteen päivittäminen

Jos Imaction havaitsee henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, Imaction arvioi sen vaikutukset ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin.

Jos loukkauksesta todennäköisesti aiheutuu riski henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, Imaction ilmoittaa siitä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun loukkaus tulee Imactionin tietoon.

Rekisteröidyille ilmoitetaan loukkauksesta silloin, kun tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää.

Imaction dokumentoi henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimenpiteet.

Imaction päivittää tätä tietosuojaselostetta henkilötietojen käsittelyn, käytettävien palvelujen tai sovellettavien vaatimusten muuttuessa.

Ajantasainen versio julkaistaan Imactionin verkkosivustolla.

Selosteen muuttaminen ei itsessään muuta aikaisemmin kerättyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusta tai oikeusperustetta. Jos henkilötietoja aiotaan käyttää olennaisesti uuteen tarkoitukseen, rekisteröidyille annetaan sitä koskevat tiedot ennen uuden käsittelyn aloittamista.