Ajanhallinnan koulutus
— Keinoja oman työn johtamiseen
Ajanhallinnan koulutus antaa käytännön työkaluja oman työn johtamiseen ja ajankäytön hallintaan — ja innostaa hyvän työpäivän rakentamiseen.
Jari Vuorenmaan jo yli 500 kertaa toteuttamissa itsensä johtamisen ja ajanhallinnan valmennuksissa saat konkreettisia keinoja mm. oman työn hallintaan ja suunnitteluun, priorisointiin, keskittymiseen, sähköpostin hanskaamiseen, työpäivän pirstaloitumisen vähentämiseen ja palautumiseen — etätyössäkin.
| Kesto | 1,5 tuntia – 1,5 päivää |
| Koulutus | tilausvalmennus / luento – lähi / etä |
| Kohderyhmä | asiantuntijat, tiimit, esihenkilöt |
| Kieli | suomi / englanti |
| Kouluttaja | Jari Vuorenmaa |
Sisältö — ajanhallinnan valmennus
Käytännön työkaluja oman työn johtamiseen ja ajanhallintaan — reaktiivisesta proaktiiviseen työhön
Ajanhallinnan koulutuksessa keskitytään oman työn ja itsensä johtamisen käytännön menetelmiin. Omien (ja tiimin yhteisten) työskentelytapojen kehittämiseen innostavan valmennuksen sisältöjä ovat:
1. Ajanhallinnan haasteet
Mitkä ovat oman työmme johtamisen ja ajanhallinnan haasteemme?
Koulutus alkaa yhteisellä haasteiden listauksella, mikä auttaa osallistujia ymmärtämään, että ajanhallinta on aivan jokaiselle meistä haastavaa.
- Mitkä ovat oman työn johtamisen haasteemme?
- Mistä ne johtuvat ja millä keinoin niihin voi vaikuttaa?
- Minkä haasteiden ratkaisulla olisi suurin vaikutus työtyytyväisyyteemme, työtehoomme ja työhyvinvointiimme?
2. Ihmisten erilaisuus
Miten työskentelyä kannattaa kehittää oman persoonallisuuden pohjalta?
- Miten oma persoonallisuutemme vaikuttaa itsensä johtamiseen ja ajanhallintaan?
- Miksi osa työstä syntyy meiltä kuin luonnostaan ja osa sitten ehkä ei?
- Miten voimme hyödyntää ja toisaalta tasapainottaa oman persoonallisuutemme vaikutusta — ja miksi samat ajanhallinnan tekniikat eivät käy kaikille?
- Miten omaa työn tekemisen tapaa kannattaa muokata oman persoonallisuuden pohjalta?
(Eli vaivaako perfektionismi, prokrastinaatio vai jokin muu vaiva… 😉
3. Työn ja tehtävien hallinta
Miten omaa hallinnan tunnetta voi lisätä työn ja tehtävien suunnittelulla?
- Miten työpäivämme jakautuvat pitkäkestoisten ja päivittäisten / akuuttien töiden välillä?
- Miten voimme tehdä pitkäkestoisiin töihin tarttumisesta helpompaa?
- Miten siirrämme painopistettä reaktiivisesta työstä proaktiiviseen, ennakoivaan työskentelyyn?
- Miten omaa työtä kannattaa suunnitella viikkotasolla?
- Miten omia työtehtäviä kannattaa palastella tekemisen kokoisiksi?
- Missä luotettavassa aivojen ulkopuolisessa paikassa työtehtävämme ovat listattuna?
- Millä työkaluilla omien (ja yhteisten) töiden ja tehtävien hallintaa voi helpottaa?
- Miten otamme vastaan työtehtäviä ja miten välitämme tai delegoimme niitä muille?
- Miten hyödynnämme lean-periaatteita työssämme ja virtaviivaistamme työtämme?
4. Priorisointi
Miten priorisoimme oman toimenkuvamme osa-alueita ja työtehtäviämme?
- Mikä on perustehtävämme?
- Missä töissä tuotamme eniten hyötyä muille?
- Mikä on priorisointimme aikajana?
- Millä menetelmällä priorisoimme tehtäviä?
- Mikä 7 priorisointimallista sopii meille parhaiten?
5. Energiataso ja työpäivän rytmitys
Miten omaa työpäivää ja -viikkoa kannattaa rakentaa ja rytmittää (etätyössäkin)?
- Miten oma suoritustasomme vaihtelee työpäivän aikana?
- Miten työtehtävät kannattaa sijoitella päivään oman vireystilan mukaisesti?
- Miten työpäivämme alkaa ja miten se päättyy?
- Miten työpäivää tulisi huokoistaa ja tauottaa?
- Miten työviikkoa kannattaa jäsennellä, jotta kaikille töille löytyisi oma paikkansa?
- Milloin kannattaa keskittyä luovempiin töihin ja milloin suorittavaan tekemiseen?
- Miten etätyöpäivä kannattaa jaksottaa, jotta oma ajanhallinta työssä olisi tehokasta?
6. Keskittyminen ja työn imu
Miten luomme edellytykset keskittymiselle ja työn imun syntymiselle?
- Mikä tekee keskittymisestä haastavaa?
- Mikä on oma keskittymisjänteemme?
- Millä käytännön tekniikoilla teemme keskittymisestä helpompaa?
- Mistä työn imu syntyy?
- Miten itse luomme edellytykset positiiviselle työn imun tunteelle?
7. Sähköposti ja kokoukset
Miten tehostamme sähköpostin käsittelyä ja kokoustyöskentelyä?
- Kuinka monta sähköistä viestintäkanavaa päivittäin käytämme? Voiko niiden määrää vähentää?
- Mikä on sähköpostin vasteaikamme eli kuinka usein sähköpostia pitää lukea?
- Mitkä ovat tiimimme yhteiset käytänteet?
- Miten otan pois hälytykset uusista viesteistä?
- Miten sähköposti kannattaa käsitellä, jotta siihen menisi mahdollisimman vähän aikaa?
- Miten arkistoimme sähköpostimme?
- Mikä on kokousbudjettimme?
- Miten laadimme tehokkaan kokouskutsun ja miten vastaamme kutsuihin?
- Miten tuomme työn imua myös yhteisiin kokouksiin?
- Miten rauhoitamme osallistumisajan ja ehdimme pitää tauonkin?
- Miten hyödynnämme kokousten väliin jäävää aikaa?
8. Kuormitus ja työpäivän pirstaloituminen
Miten työpäivän pirstaloitumista, multitaskausta ja kuormitusta voi vähentää?
- Miten usein keskeytämme työmme?
- Millä käytänteillä vähennämme a) itse aiheuttamiamme keskeytyksiä (multitaskausta), b) muiden aiheuttamia keskeytyksiä?
- Miten pääsemme eroon aikavarkaista?
- Millä käytännön keinoilla voimme vähentää turhaa kognitiivista kuormitusta työssämme?
- Miten vähennämme työn vaativuuden, tehtävaihdosten ja aikapaineen luomaa kuormitusta?
9. Edistyminen ja tyytyväisyys
Miten itse pystymme luomaan edistymisen ja tyytyväisyyden tunnetta työssämme?
- Mikä on oma sisäinen laatuvaatimuksemme työskentelyllemme?
- Mihin huomiomme kiinnittyy: tehtyihin vai tekemättömiin töihin?
- Miten varmistamme, että omat odotuksemme ovat realistisia ja jätämme myös joustovaraa työpäiviin?
- Miten lisäämme omaa edistymisen ja tyytyväisyyden tunnettamme käytännössä?
- Miten annamme palautetta itsellemme ja toisillemme?
- Miten hyödynnämme yhteisöllisyyttä työtyytyväisyyttä lisäävänä tekijänä?
10. Työstä palautuminen
Miten varmistamme työstä palautumisen — työpäivän aikana ja etätyössäkin?
- Mistä stressi syntyy ja milloin siitä on hyötyä ja milloin haittaa?
- Miten pidämme huolta palautumisesta työpäivän sisällä ja työpäivän jälkeen?
- Miten tarjoamme aivoillemme palauttavia joutokäyntihetkiä ja huokoistamme työpäivää?
- Miten hyödynnämme työyhteisöä ja yhteisöllisyyttä palautumisessa (myös etätyössä)?
- Mitkä ovat omat henkilökohtaiset palautumisen keinomme?
Toteutus — ajanhallinnan koulutus
Neljä osallistavaa vaihtoehtoa
Ajankäytön hallinnan koulutus toteutetaan rennon osallistavassa hengessä, kunkin ryhmän oman työn johtamisen haasteisiin kohdennettuna. Katso valmennuksen neljän yleisimmän vaihtoehdon tiedot tai pyydä tarjous.
A — Koko päivän ajanhallinnan koulutus
Aidosti ajattelemaan pysäyttävä koulutuspäivä
- koko päivän koulutus mahdollistaa oman työn johtamisen teemojen syvällisen käsittelyn
- pohjautuu osallistujien ajanhallinnan haasteiden ennakkokartoitukseen
- ryhmän koko korkeintaan 16 osallistujaa
- osallistava ja keskusteleva valmennus
- laaja valmennusmateriaali
- optiona seurantatapaaminen kuukauden kuluttua
B — Puolen päivän ajanhallinnan valmennus
Innostava valmennus esim. omalle tiimille
- puolen päivän rennon vuorovaikutteinen, keskusteleva ja kannustava valmennus
- kohdennettu sisältö osallistujien haasteiden ennakkokartoituksen pohjalta
- sopii erinomaisesti ajanhallinnan tiimivalmennukseksi tai työhyvinvointipäivän ohjelmaksi, jolloin se lisää myös tiimin luottamusta ja yhteenkuuluvuutta
- koulutusmateriaali jälkilukemiseksi
- myös etätoteutus on mahdollinen
C — Ajankäytön hallinnan kehittämisen valmennusprosessi
Useamman tapaamiskerran työtapojen kehittämisprosessi
- useamman tapaamiskerran osallistava ajanhallinnan kurssi
- toteutus onnistuu myös etänä esim. Teamsillä, Zoomilla tai Google Meetillä
- osallistujien oman työn haasteiden ennakkokartoitus
- mukana välitehtävä(t) ja laaja lisälukumateriaali
- ryhmäkoko mielellään korkeintaan 12 osallistujaa
D — Ajanhallinnan luento tai webinaari
1 – 3 tunnin luento tai webinaari isollekin ryhmälle
- oman työn ja työpäivän johtamisen ydinasioihin keskittyvä luento
- sisältää myös osallistujien aktivointia ja ajatteluttamista
- ajanhallinnan luento toteutetaan joko lähitilaisuudessa tai etänä webinaarina (esim. Teamsillä)
- luennon sisältö voidaan kohdentaa toivottuihin aiheisiin, esim. otsikoilla: ”Ajanhallinta etätyössä”, ”Tehosta ajankäyttöäsi — lisää työn imua!”, ”Esihenkilön oman työn johtaminen”, ….
- osallistujamäärää ei ole rajattu
Kouluttaja
Valmentajana Jari Vuorenmaa
Itsensä johtamisen ja ajanhallinnan kouluttaja Jari Vuorenmaa on toteuttanut oman työn johtamisen ja kehittämisen valmennuksia yli puoli tuhatta kertaa tiimeille, asiantuntijoille ja esihenkilöille.
Jari Vuorenmaa panostaa ajankäytön valmennuksissaan rennon käytännönläheiseen ja osallistavaan otteeseen — ja jättää tilaa osallistujien omille ja yhteisille oivalluksille.
Lue palautetta Jari Vuorenmaan ajanhallinnan valmennuksista:
- Huippuja konkreettisia vinkkejä järjestellä työpäivää / viikkoa.
- Innostava, sopivasti huumoria, rautainen kokemus ja ammattitaito näkyy.
- Hyvä rakenne koulutuksessa, sopivasti eri näkökulmia, rento ote, piti fokuksen hyvin siellä missä pitikin (oman toiminnan muuttamisessa ja kuka sen voi tehdä).
- Parasta tässä oli interaktiivisuus, kannustaa ajattelemaan itse — tarpeeksi käytännön tasolla.
- Harvoin on ollut koulutuksia, joissa olisi tullut näin mahtavan konkreettisia vinkkejä omaan ajanhallintaan. Nyt etätyöläisenä nämä opit tuli käyttöön todella nopeasti!
- Erittäin hyvä kouluttaja, joka oli perehtynyt työmme luonteeseen ja toimialaan! Tällaisten koulutusten ongelma on usein se, että neuvojen soveltaminen ontuu, koska sitä ei ole huomioitu — nyt todellakin oli!
- Erittäin hyvä ja tarpeellinen ajanhallinta koulutus, josta sai hyviä vinkkejä oman ja työyhteisön ajanhallinnan kehittämiseen. Erityisesti arvostan myös sitä, että vinkkien lisäksi ymmärrän ajanhallinnan periaatteita entistä paremmin.
- Erinomainen! Innostava tapa valmentaa, paljon hyödyllisiä ajanhallinnan vinkkejä.
- Todella hyvä valmennus, joka antoi suoraan omaan työhön vietäviä konkreettisia ja hyödynnettäviä vinkkejä.
- Ajanhallinnan valmennus oli todella hyödyllinen. Kouluttaja osasi analysoida osallistujien kokemuksia ja yleisti niistä tyypillisiä ongelmakohtia. Oli siis helppo omaksua vinkkejä. Kouluttajalla oli myös paljon tutkimustietoa väitteidensä tueksi.
- Olin erittäin positiivisesti yllättynyt, että aiheesta josta on ollut jo useampi kurssi, löytyy uusia oivalluksia ja työkaluja.
- Sai vedettyä päivän asiantuntevasti dynaamisella ja osallistavalla tavalla. Riittävästi lyhyitä taukoja, koska myös tauoilla tulee hyvää keskustelua muiden kanssa.
- Jari on järisyttävän hyvä ja osaa inhimillistää asioita sen sijaan, että vaaditaan osallistujilta vielä jotain yli-ihmisenä olemista. Sain todella hyviä vinkkejä, joita aion ottaa mukaan omaan työhöni sekä tiimin kanssa työskentelemiseen.
Jarin ajatuksia voit lukea myös Hyvä terveys -lehden haastattelusta ”Näin kesytät kaaoksen”.
Tutustu myös erityisesti esihenkilöille suunnattuun ”Johda itseäsi (ja muita) — tuunaa työtä! -valmennukseen.
Hyödyt — ajankäytön hallinnan valmennus
Ajanhallinta asiantuntijatyössä on haastavaa
Ajanhallinta asiantuntijatyössä on usein haastavaa — ja ei, ei esihenkilötyössä yhtään sen helpommalla pääse… Tyypillisiä oman työn johtamisen ja ajankäytön hallinnan haasteita ovat päällekkäiset projektit, aikapaine, jatkuvat muutokset, keskeytykset, sähköpostit, ad hocit ja tulipalot (lue: ”sälä”), työpäivän pirstaloituminen, taukojen unohtuminen, keskittymisen ja edistymisen tunteen puuttuminen ja palautumisen vaikeutuminen. — Ne kaikki ovat kuitenkin asioita, joihin voimme omalla (ja yhteisellä) toiminnallamme vaikuttaa.
Mitä on ajanhallinta työssä?
Ajanhallinta työssä tarkoittaa päivittäistä ja viikoittaista oman työn johtamista käytännössä. Se kattaa oman työn suunnittelun, toteuttamisen ja edistymisen seuraamisen. Se sisältää myös omien työskentelytapojen kehittämisen sekä työn tuloksellisuutta että omaa työhyvinvointia tukeviksi.
Ajanhallinnan valmennus
Ajankäytön hallinnan valmennus antaa käytännön keinoja, joilla itse voimme johtaa ja kehittää omaa työtämme ja vaikuttaa oman työpäivämme sujuvuuteen ja tyytyväisyyden tunteeseen tekemällä työn tekemisen tavastamme vähemmän kuormittavaa.
Koulutus tarjoaa oman työn johtamisen ja ajankäytön hallinnan työkaluja, joilla itse voimme lisätä keskittymistä ja työn hallintaa, tehostaa omaa aikaansaamisen ja edistymisen tunnettamme ja päästä eroon turhasta kiireen ja stressin tunteesta — ja helpottaa myös työstä palautumista.
Ajanhallinnan koulutuksessa
- saat keinoja itse vaikuttaa omaan työn hallintaasi
- kehität työtapojasi oman persoonallisuutesi huomioiden
- lisäät oman työn organisointia, tehtävien hallintaa ja priorisointia
- vähennät työsi kognitiivista kuormitusta ja stressitekijöitä
- luot edellytykset keskittymiselle ja työn imun tunteelle
- saat rakennetta ja hallinnan tunnetta työpäiviisi
- vähennät työpäivän ja oman ajattelun pirstaloitumista
- huolehdit työstä palautumisesta (myös työpäivän aikana)
- panostat sekä työtehoon että työhyvinvointiin.
Ajanhallinnan koulutus antaa käytännön keinoja oman työn johtamiseen — ja innostaa omien työtapojen kehittämiseen.
Jari Vuorenmaa, Imaction